Foire aux questions à destination des référent·e·s de laboratoire
Une FAQ générale à destination des utilisateur·rice·s de HAL est disponible ici.
Rôles et droits
Qu'est-ce qu’un·e référent·e structure dans HAL ?
Qu'est-ce qu’un·e gestionnaire de collection dans HAL ?
Qu’entend-on par “référent·e HAL” au Cnam ?
Gestion des collections
Comment ma collection HAL est-elle alimentée ?
Un article déposé par un membre de mon laboratoire n’apparaît pas dans ma collection, pourquoi ?
Comment puis-je suivre les dépôts de ma collection de laboratoire ?
Comment puis-je obtenir une liste des publications de ma collection/de mon laboratoire ?
Puis-je avoir accès à des statistiques pour ma collection de laboratoire ?
Signalement et indexation des publications
Puis-je mettre à jour les informations figurant sur la page d’accueil de ma collection ?
Puis-je déposer pour une tierce personne, un collègue ?
Puis-je modifier des documents déposés par un collègue ?
Puis-je modifier des documents présents dans ma collection de laboratoire ?
Puis-je ajouter un fichier à un dépôt existant ?
Quels champs contrôler/nettoyer ?
Comment dédoublonner ? Qui peut dédoublonner ?
Rôles et droits
Qu'est-ce qu’un·e référent·e structure dans HAL ?
Un·e utilisateur·rice ayant des droits sur les publications (métadonnées) liées à un laboratoire ou une équipe de recherche, souvent membre de cette structure. Une même structure peut avoir plusieurs référent·e·s.
Les droits des référent·e·s structure dans HAL sont les suivants :
- modification des dépôts dont un·e auteur·rice au moins est affilié·e à la structure de recherche (modification des métadonnées et ajout de fichier en texte intégral),
- partage de propriété d’un dépôt,
- modification des informations de la structure dans le référentiel HAL (adresse, tutelle, etc.),
- consultation des statistiques HAL de la structure.
Qu'est-ce qu’un·e gestionnaire de collection dans HAL ?
Un·e utilisateur·rice ayant en charge une collection, donc une liste d’articles identifiés via un “tampon”. Le critère d’identification est souvent lié aux affiliations même si d’autres critères sont possibles (domaine disciplinaire, articles d’un périodique, etc.).
Les droits des gestionnaires de collection dans HAL sont les suivants :
- tamponnage et détamponnage des dépôts pour les intégrer ou dissocier de la collection,
- modification du site web de la collection (page d’accueil, menus, graphisme),
- consultation des statistiques HAL de la collection.
Qu’entend-on par “référent·e HAL” au Cnam ?
Le rôle des référent·e·s HAL & Science ouverte au sein de l’établissement est de :
- servir de lien entre les membres du laboratoire et les personnes gérant le portail HAL (faire remonter les besoins ou diffuser les informations),
- faire des extractions des publications du laboratoire, avec l’aide des administrateur·rice·s,
- assister les membres du laboratoire dans le dépôt de leurs publications sur HAL,
- relayer les actions science ouverte de la DBD et de la DR au sein du laboratoire.
Gestion des collections
Comment ma collection HAL est-elle alimentée ?
Les collections de laboratoire du portail HAL du Cnam sont en majorité alimentées automatiquement : dès que l’un·e des auteur·rice·s est affilié·e à un laboratoire du Cnam dans une notice, cette dernière apparaît dans la collection et le portail. C’est ce que l’on appelle le “tamponnage automatique”.
Un article déposé par un membre de mon laboratoire n’apparaît pas dans ma collection, pourquoi ?
Vérifier d’abord que le document déposé n’est pas en attente de validation.
Le tamponnage automatique peut entraîner des erreurs, notamment si les affiliations sont erronées : il est possible de vérifier que des documents ne manquent pas dans votre collection en consultant l’onglet “Privilèges” > “Mes collections” : cliquer sur votre collection (icône clé à molette) puis sur “voir la liste des articles non encore tamponnés”.
Il est ensuite possible de tamponner des notices une par une ou par lot.
Comment puis-je suivre les dépôts de ma collection de laboratoire ?
Le portail HAL vous permet de créer vos propres alertes pour surveiller les publications de votre laboratoire ou les publications figurant dans votre collection. Pour cela, il faut effectuer une recherche puis l’enregistrer comme alerte :
[1] dans l’onglet “Rechercher”, effectuer une recherche avancée en interrogeant le champ “Structure”.
[2] une fois les résultats de la recherche affichés, cliquer sur le bouton “enregistrer la recherche”.
[3] une fois la recherche enregistrée, aller dans l’onglet “Mon espace” > “Mes recherches” ; sélectionner la requête et créer une alerte par courrier.
Comment puis-je obtenir une liste des publications de ma collection/de mon laboratoire ?
Il existe de nombreux outils pour exporter une liste de publications depuis HAL. Le plus simple est l’outil ExtrHAL, accessible en ligne.
Il permet d'afficher et d'exporter la liste de publications HAL d'un laboratoire ou d’un auteur dans un format adapté aux critères de l’HCERES. Pour faire une extraction à partir de votre collection, il suffit ainsi de renseigner le champ “Code collection HAL” (vous trouverez votre code de collection ici) puis de sélectionner l’ensemble des types de documents. Des exports plus avancés sont possibles : nous vous invitons à nous contacter pour toute demande à ce sujet.
Puis-je avoir accès à des statistiques pour ma collection de laboratoire ?
Il est possible d’obtenir des statistiques pour une collection ou un laboratoire donnés :
- Le référent structure a accès aux statistiques de la/les structures(s) de recherche dont il est référent via le menu « Mon espace/Mes statistiques ». Dans « espace de sélection », choisir « dépôts des structures dont je suis référent » ;
- Le gestionnaire de collection a accès aux statistiques de sa collection via le menu « Privilèges/Statistiques ». Dans ce cas, le code de la collection est automatiquement renseigné.
Puis-je mettre à jour les informations figurant sur la page d’accueil de ma collection ?
Il est préférable de solliciter l’équipe administrant le portail HAL du Cnam pour mettre à jour ces informations. En effet, certaines collections dépendent de plusieurs portails (dans le cas d’un laboratoire ayant plusieurs tutelles, par exemple).
Signalement et indexation des publications
Puis-je déposer pour une tierce personne, un collègue ?
Il est possible de déposer pour le compte d’un ou plusieurs collègues. Dans ce cas, il faut simplement s’assurer, en plus de leur accord, que la liste des auteurs soit complète et exacte. Une fois le dépôt effectué, il est possible d’en partager la propriété avec les personnes concernées (voir la procédure ici).
Puis-je modifier des documents déposés par un collègue ?
A venir.
Puis-je modifier des documents présents dans ma collection de laboratoire ?
Tout dépend des droits qui vous ont été attribués : le gestionnaire d’une collection n’a pas les droits pour modifier les dépôts tamponnés dans sa collection. Si la collection est liée à un laboratoire, il faut être référent structure pour ce laboratoire pour pouvoir modifier les dépôts.
Si vous avez été nommé référent HAL pour votre laboratoire, l’ensemble de ces droits vous a normalement été attribué. En cas de problème, contacter l’équipe administratrice pour vérification.
Puis-je ajouter un fichier à un dépôt existant ?
A venir.
Quels champs contrôler/nettoyer ?
A venir.
Comment dédoublonner ? Qui peut dédoublonner ?
A venir.